Digitalizzazione dei processi aziendali: di cosa si tratta e quali sono i benefici
Cosa significa digitalizzare i processi aziendali
Digitalizzare i processi aziendali significa ricorrere a delle tecnologie digitali per migliorare, automatizzare ed ottimizzare le attività operative di un' azienda. Si implementano strumenti come software, applicazioni, piattaforme di gestione e dati digitali per sostituire o integrare i flussi di processi gestiti con carta o metodi manuali.
Vantaggi della digital transformation
Dalla trasformazione digitale, o digital transformation, dei processi ed operazioni, aziende di diversi settori e dimensioni possono ottenere importanti benefici.
- Con la digitalizzazione è possibile automatizzare attività ripetitive e complesse, riducendo il tempo necessario per la loro esecuzione minimizzando gli errori umani.
- I processi digitali sono più rapidi ed efficienti rispetto ai metodi tradizionali, e questo consente un risparmio di tempo, una riduzione di attività non a valore a vantaggio di una maggior produttività.
- Le aziende digitalizzate sono maggiormente reattive ai cambiamenti del mercato e alle esigenze dei clienti, essendo più dinamiche nel modificare i loro processi ed operazioni.
- La
digitalizzazione
consente l’archiviazione di
dati
in formato digitale che diventano maggiormente
accessibili, facilitano la
condivisione
di
informazioni
e le
analisi.
Dalla raccolta ed analisi di grandi quantità di dati si ricavano importanti informazioni che supportano la fase decisionale strategica.
- La condivisione di dati ed informazioni in tempo reale comporta una comunicazione più fluida che agevola la collaborazione fra i vari team ed aree aziendali.
- Con la riduzione dell’utilizzo di
carta
e
l’ottimizzazione delle risorse, la digitalizzazione dei
flussi
e
processi
fornisce un proprio contributo alla
sostenibilità ambientale.
I vantaggi che derivano possono quindi essere molteplici con importanti ripercussioni da un punto di vista di efficienza, flessibilità e quindi maggior competitività aziendale.
Come implementare la Digital Transformation in azienda
La trasformazione digitale in azienda richiede una pianificazione attenta e una strategia ben definita per evitare il rischio di implementare strumenti sottoutilizzati e dei quali non si arriva pertanto a sfruttare le potenzialità.
E’ sicuramente un’attività complessa che deve essere gestita con un team di lavoro e delle tecniche di project management:
Valutazione e analisi dello stato attuale
L’ analisi completa e corretta del current state dei processi aziendali esistenti è strategica per identificare le aree che possono trarre beneficio dalla digitalizzazione.
Ma è fondamentale che i processi siano prima "ripuliti" di perdite ed inefficienze in quanto in situazioni di questo tipo la digitalizzazione
non risolve, ma semplicemente nasconde.
Progettazione e sviluppo
La valutazione dello stato attuale consente quindi di progettare la condizione che si vuole raggiungere individuando gli strumenti digitali necessari e maggiormente rispondenti alle propria necessità.
È importante, per il monitoraggio delle tempistiche e non solo, l’accuratezza del piano attività.
Questa è la fase in cui si devono definire gli obiettivi da raggiungere per colmare il gap tra la situazione attuale e la condizione futura desiderata.
Gli obiettivi devono essere pertanto collegati all’implementazione di specifici strumenti consentendo in modo chiaro e semplice di misurare i benefici work in progress derivanti dalla trasformazione.
Ad esempio l'aumento della produttività, la riduzione dei lead time, ovviamente da convertire in valorizzazione economica.
Implementazione e test
Le fasi di implementazione e test sono particolarmente delicate.
Se ben eseguite l'azienda acquisisce la padronanza degli strumenti che consentono di ottenere i vantaggi previsti in fase di progettazione e sviluppo e garantire una transizione fluida e di successo verso i nuovi strumenti digitali.
Prima di implementare ad ampio spettro, si può prendere in considerazione un progetto pilota circoscritto.
Questo agevola soprattutto la fase di test valutando in modo più accurato l'efficacia delle soluzioni e l’eventuale necessità di apportare modifiche.
Le persone devono essere adeguatamente formate.
E’ cruciale il ruolo del project leader che deve identificare dei key users.
L’ obiettivo è la "penetrazione" della conoscenza e consapevolezza dei vantaggi derivanti dai nuovi strumenti, per evitare che nel tempo restino sottoutilizzati per carenza di competenze ed informazioni.
Bisogna quindi assicurarsi che vengano assimilate le giuste competenze così come le eventuali nuove procedure e variazioni nei processi.
E’ fondamentale chiedere continui
feedback
alle persone coinvolte in quanto devono sentirsi parte attiva per apportare correzioni e migliorie evitando assolutamente
il rischio che siano soggetti destinatari passivi.
Monitoraggio e supporto
Dopo l’implementazione è importante attuare un monitoraggio continuo delle prestazioni degli strumenti attraverso il coinvolgimento degli utilizzatori.
Occorre assicurarsi costantemente che rispondano alle funzionalità previste e che si raggiungano gli obiettivi aziendali.
Il
monitoraggio serve anche ad evitare che gli utilizzatori, trovandosi soli di fronte ad eventuali anomalie o per mancanza di conoscenze specifiche nel
fronteggiare situazioni particolari, ricorrano al vecchio metodo pur di mandare avanti le loro attività quotidiane.
La digitalizzazione dei processi nelle aziende manifatturiere può apportare notevoli vantaggi.
Ad esempio un’ ERP ben implementato e correttamente utilizzato in tutte le sue potenzialità, costituisce un’ importante spina dorsale per la gestione dei processi aziendali.
L’introduzione di un MES, oltre ai vantaggi derivanti dall’ avere informazioni in tempo reale sugli avanzamenti produttivi, può permettere di arrivare a dei livelli di dettaglio del tracciamento utili per l’impostazione di attività specifiche in ottica di miglioramento continuo.
Esistono però dei rischi di fallimento che si concretizzano quando le implementazioni di strumenti digitali non avvengono attraverso la definizione di progetti da gestire metodologicamente in team con il ricorso a tecniche di project management.
E quando questo accade in azienda ci si trova a distanza di tempo a convivere con strumenti parzialmente e non correttamente utilizzati.
Il mancato raggiungimento degli obiettivi inizialmente previsti e che avevano influito positivamente nella valutazione dell’investimento, certifica in queste situazioni il fallimento del progetto.
Ugo Chiavassa Operational Excellence Consultant
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E’ con questa prospettiva che per le aziende può essere importante l’opportunità di un dialogo con Ugo Chiavassa per valutare le soluzioni personalizzate più adatte a promuovere, all’interno delle proprie organizzazioni, un ambiente Lean orientato al futuro.
L’avvio di una collaborazione può rappresentare una leva strategica per intraprendere il percorso verso l'eccellenza operativa e consolidare la propria posizione nel contesto competitivo globale.
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